【关于举办国际会议的重要说明】：   

1、国际会议定义：国际会议是指在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等（这里的2个国家包括中国）。一般性国际会议包括：外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，以及双边会议和国际合作项目中的工作会议。 重大国际会议包括：超过上述规模或具有重大意义的国际会议。我校召开的国际会议通常属于一般性国际会议。

2、预报和正式报批：根据国际会议管理规定，国际会议申报包括头年计划预报和正式申报两个步骤，既包括下一年度内拟召开的国际会议，也包括须在下一年度准备对外承诺或申办的国际会议。预报有助于教育部全面统筹和调控年度内总体会议分布，应严格控制会期、会议规模规格、中外参会代表比例应适当。会议对外宣布（或申办）及筹备之前，还需提前至少三个月正式向教育部提交审批材料进行正式申报。未经预报的国际会议，教育部原则上不受理正式申报。未经批准，任何单位和个人不得对外申办或承诺举办国际会议；不得以“与外方已商妥”、“会议通知已发出”等为由要求上级认可和批准。

3、正式报批建议在会期之前提前半年至一年时间提出（最晚不得晚于会前三个月），建议尽早提出，给自己留出发布信息和筹备的时间。

4、异地办会：指我校在北京以外地区办会。教育部一般不支持异地办会，如是两方或多方合作举办的国际会议，原则上应在会议举办地由当地承办机构提出会议申请。如确需异地办会，则需要首先向举办地政府外事办公室提出申请，得到当地政府外办的批准文件后再由我校向教育部进行会议申报。

5、王宽诚项目：我校每年有一个国际会议可以申请教育部“王宽诚教育基金会”项目资助（资助额度6000-10000美元），申报时间一般在12月。我校申报下年度王宽诚项目的国际会议必须是头年12月之前已通过预报和正式申报，并获教育部正式批准的国际会议。

6、国外代表签证：应以会议主办人（或会议主席）名义为参会代表发会议邀请函（由主办人/会议主席签名并加盖学院公章），参会代表应办理F（访问）签证前来参会，持L（旅游）签证、Q2（探亲）签证、免签（日本、新加坡、俄罗斯等国家）等原则上不予报销参会费用。

7、举办国际会议相关财务报销或借款，必须提供会议批件，否则不能办理。凡经我校报批的国际会议，收取的注册费须入学校财务账户。

8、关于国际会议的更详尽管理规定，详见附件《北京化工大学国际会议管理规定》及《北京化工大学会议费管理暂行办法》 。